L’étudiant doit faire une demande de sortie à Julien par mail 3 jours ouvrables avant le retrait (le mercredi pour le vendredi, le jeudi pour le lundi) sur la base :
- d’une liste de matériel
- d’une date de retrait
- d’une date de retour
- sur la liste figurent son nom, son numéro de téléphone

En fonction de la disponibilité du matériel, Julien confirme que le matériel peut en effet être emprunté ou non. Les étudiants peuvent demander du matériel que l’université n’a pas afin de garder trace des besoins en vue des investissements à venir.

L’étudiant (un et un seul) se porte responsable de ce qui sort. Au moment du retrait du matériel, (heure à convenir avec Julien), il prend dans l’armoire ce qui est sur la liste. Le cas échant il ajuste la liste au stylo avec Julien si la liste initiale comporte des oublis. L’étudiant signe et photocopie la liste en trois exemplaires : Julien archive l’original, laisse une copie dans une enveloppe scotchée dans la porte intérieure de l’armoire forte et l’étudiant conserve la 3ème copie.

L’étudiant a convenu avec Julien d’une heure de retour au moment du retrait. Au retour, l’étudiant et Julien vérifient ensemble que tout le matériel est revenu. L’étudiant indique les éventuels problèmes rencontré (défaillance du matériel, éventuelle casse ou perte etc.). La copie de la demande sur la porte peut alors être jetée.

Quelques règles :
- une seule réservation à la fois par étudiant (une nouvelle réservation étant possible dès le retour du matériel).
- le matériel doit toujours repasser par l’université entre deux sorties (pas de passage d’étudiant à étudiant). Tant que le matériel est sorti il est sous la responsabilité de l'étudiant qui a signé au retrait.
- 3 jours de sortie maximum, sauf exception à négocier (we prolongés, vacances, tournage des 13min).
- sortie du matériel possible dès le 2ème jour d’atelier image pour le matériel image et dès le 2ème jour d’atelier son pour le matériel son.